Preguntas del día después en las jornadas de la 10ª edición Curso Gestión y Dirección Empresarial de Despachos Profesionales

Buenos días, Oscar.

Muchas gracias por tu correo.

Te respondo con mi opinión al respecto de los dos puntos:

1. Hace años que la industria del software de gestión ha superado las bases de datos para abrazar la gestión documental. El paso intermedio ha sido el de que los softwares de gestión (mas o menos integrados) han generado automáticamente documentos PDF para imprimir o guardar componiendo datos de las bases de datos. Pero cada vez mas, son los propios documentos los que se gestionan en los softwares de gestión, y se guardan con metadatos asociados, siendo las bases de datos meros registros de transacciones o de datos repetitivos. Así, los expedientes se componen de documentos electrónicos originales (es decir, producidos en el software, firmados electrónicamente y almacenados en bancos de documentos). Esto pasa por ejemplo en todos los ERP que utiliza actualmente la administración pública.

Un ejemplo de la inteligencia que pueden incorporar los documentos electrónicos válidos, son los «códigos seguros de verificación» (CSV) que seguro que conoces ya que son ampliamente incorporados en documentos papel de las administraciones: el documento es electrónico original, y la copia en papel incorpora un CSV para que cualquiera pueda verificar contenido y formato del original electrónico. Por ejemplo, tu mail lo he pasado a PDF, lo he firmado y puedes consultarlo aquí con este código aaC_Dkl3bugLzOiOQq91. Si lo descargas en el escritorio podrás comprobar que está firmado electrónicamente. El impacto de esta tecnología simple es enorme!

2. Creo que la revolución de los próximos meses-años está en la gestión del documento electrónico original. No más facturas en papel ni escaneadas, sino directamente electrónicas que si envían a buzones electrónicos (como el que obligatoriamente por ley tienen hoy en nuestro país todas las AAPP con sus proveedores: para la AGE es FACE https://face.gob.es/es). Para que esto sea posible en el sector de los despachos es imprescindible que vuestros clientes actúen electrónicamente con identidad digital, un certificado digital que les permita firmar electrónicamente los documentos y los trámites, o bien que os permitan a vosotros la representación digital (a partir del año que viene todas las administraciones deben habilitar un sistema como Representa). Lo ideal es que el profesional emita un certificado directamente a su cliente en el mismo despacho (sin tener que enviarlo a obtener el de FNMT a la agencia tributaria con los papeles de apoderamiento, etc.), y con ese certificado, apodere electrónicamente al profesional en Representa (o plataforma equivalente para otros trámites, como los de notificación). Luego el profesional ya puede realizar todos los trámites de su cliente con seguridad y en su nombre.

Espero que te haya sido de utilidad esta opinión. En cualquier caso, si piensas que os podemos ser de utilidad, nosotros disponemos de soluciones que van en la línea de las explicadas aquí. Sin compromiso.

Cordialmente,