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El área productiva del despacho como se controla

Dada la competitividad del sector, se acrecienta cada vez más la necesidad de establecer un informe tipo que permita tener una visión global del despacho profesional, basado tanto en fuentes externas como internas.

por | 28 septiembre, 2022

Autora: MONTSE PÉREZ

Economista y Asesora Fiscal

En este sentido el CUADRO DE MANDO representa una herramienta de control mensual que contiene la información clave del despacho. Actualmente la mayoría de ERP para despachos profesionales ya incorporan cuadros de mando, sin embargo consideramos que no esta de mas recordar que indicadores son claves en el área productiva de un despacho profesional.

Lo que mayoritariamente los profesionales suelen denominar “área Productiva del Despacho”” es el área que genera la facturación del despacho profesional: La prestación del servicio al cliente.

Como los servicios están prestados por personas, interesará controlar la productividad de las mismas, así como la calidad del trabajo efectuado.

Productividad

Los indicadores que nos permiten ver el grado de productividad del despacho son:

  • Facturación por empleado.
  • Grado de capacidad de asunción de nuevos trabajos.
  • Retrasos.
  • Comparación horas reales – horas previstas.

1. Facturación por empleado:

Representa la facturación que ha aportado cada empleado, al despacho profesional. No obstante, debe tenerse en cuenta que, si existe personal que realiza funciones de staff, debe plantearse otro criterio de valoración (objetivos realizados, facturación a otros departamentos).

2. Grado de asunción de nuevos trabajos:

Otro aspecto importante, es conocer el grado de trabajos que puede asumir el personal que presta los servicios. Por ello, un indicativo de dicha capacidad será la siguiente ratio:

CAPACIDAD = Horas trabajo previstas ÷ Horas reales disponibles

Este aspecto nos puede hacer reflexionar sobre la posibilidad de contratar nuevo personal, ya sea de forma temporal o permanente.

3. Retrasos

También un cierto número de retrasos en los trabajos programados pueden evidenciar una saturación dentro del despacho. Un indicativo del factor retrasos es:

RETRASOS = Número de retrasos ÷ Número de servicios

4. Comparación horas reales/horas previstas

Otra medida de comparación es la diferencia entre horas reales y horas previstas. Cuando la desviación sea grande, deberán analizarse las causas.

Calidad

La calidad puede controlarse de dos maneras: internamente o evaluando el grado de satisfacción de clientes.

Internamente, controlar la calidad implicará haber diseñado uno procedimientos y metodologías de trabajo, para asegurar la misma y periódicamente realizar un muestreo sobre el grado de seguimiento de dichos procedimientos.

Número de Trabajos chequeados ÷ Número de Procedimientos no seguidos

Otro indicativo de calidad es el número de horas destinadas a formación.

Externamente se puede evaluar de varias maneras.

  • Analizando las quejas y las bajas de clientes.
  • Realizando cuestionarios, para evaluar el grado de satisfacción de clientes.

Por este motivo, en el cuadro de mando aparecerán tanto el número de quejas, como el número de bajas, como el grado de satisfacción de clientes.

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Jordi Amado Guirado
Socio fundador y director de Amado Consultores. Licenciado en Económicas por la Universidad de Barcelona (UB). Economista miembro del Colegio de Economistas de Cataluña y del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF). Lleva más de 25 años asesorando y colaborando con despachos profesionales (asesorías y firmas de abogados) y con empresas vinculadas al sector profesional (Mutuas, Compañías de Software, Editoriales, Entidades financieras, Colegios y Asociaciones profesionales). Ha escrito y publicado numerosas obras y artículos sobre gestión y dirección de despachos, en total más de 15 obras y más de 150 artículos en prensa y revistas del sector.
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