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¿Certificar o no certificar los procesos de prestación de servicios de un despacho profesional?

Somos una asesoría de un cierto tamaño, situados en Pamplona, que ofrece servicios a empresas, de ámbito jurídico y económico. Estos servicios, una parte de ellos están muy normalizados con procedimientos y rutinas de trabajo muy consolidados, y en cambio …

por | 18 enero, 2021

PROBLEMÁTICA

Somos una asesoría de un cierto tamaño, situados en Pamplona, que ofrece servicios a empresas, de ámbito jurídico y económico. Estos servicios, una parte de ellos están muy normalizados con procedimientos y rutinas de trabajo muy consolidados, y en cambio otros están más personalizados y por lo tanto menos procedimentados, con los riesgos que ello comporta en cuanto a estimación de tiempos, etc. Formamos un equipo de más de 35 profesionales (abogados, economistas, graduados sociales, consultores de empresa, técnicos administrativos y comerciales). Durante muchos años hemos procurado documentar nuestros procedimientos de trabajo y a la vez hemos invertido en tecnología. Podemos afirmar que tenemos nuestro propio sistema de calidad, pero desearíamos estar seguros del siguiente paso a dar. Una opción es quedarnos igual con lo que tenemos y continuar mejorando año tras año nuestro sistema, y otra opción sería la misma, pero además que una empresa homologada nos certifique y nos valide que nuestros procedimientos de prestación de servicios se dan bajo criterios de calidad. ¿Ustedes qué nos aconsejarían? ¿Y en qué consiste un proceso de certificación? ¿Qué empresas existen en España que certifiquen procesos o sistemas de gestión de calidad? ¿En el sector de los despachos profesionales es habitual certificarse?

RESPUESTA

Como introducción y para ser concretos podemos afirmar que trabajar y asesorar apoyándose en sistemas de calidad es una garantía que el mercado y el sector acaban premiando. Un despacho profesional presta servicios a sus clientes que serán valorados como de calidad en la medida que se ajusten a las expectativas que el cliente haya determinado y el resultado de comparar con la oferta de otros despachos. El ciclo de cualquier sistema de calidad, 1º Planificar – 2º Hacer – 3º Verificar- 4º Actuar, es el adoptado por las normas ISO 9000. Una implantación de una ISO (la habitual es la ISO 9001:2015) y su posterior certificación son sin duda acciones que llevan a un despacho a diferenciarse del resto y a conseguir ventajas en el mercado, al poder demostrar que sigue unos estándares de calidad auditados por terceros. Esta opinión no es generalizada en el sector, sobre todo en el sector jurídico, pues no es habitual encontrar firmas de abogados que apuesten por la certificación o implantación de una norma ISO, aunque también conocemos redes o asociaciones de despachos de abogados donde es un requisito imprescindible o recomendable para ser miembros; como los casos de Lexunion o Hispajuris.

Las entidades de certificación es el organismo independiente encargado de emitir el certificado, una vez realizadas la auditoria y evaluación correspondiente del sistema de gestión. En España existen varias entidades de certificación homologadas, se pueden consultar en el organismo oficial ENAC (Entidad Nacional de Acreditación/ www.enac.es).

Por último, destacar que en el año 2003 se publicó la UNE 66929, una guía para la aplicación de la Norma UNE- EN ISO 9001:2000 en los despachos profesionales jurídicos, económicos y/o tributarios. Nosotros tuvimos el honor de poder participar en la comisión de trabajo que constituyó AENOR para elaborar dicha guía; sin duda, este documento de trabajo y consulta facilitó, sobre todo a muchas asesorías, la implantación y puesta en marcha de sistemas de gestión de calidad basados en normas ISO.

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Jordi Amado Guirado
Socio fundador y director de Amado Consultores. Licenciado en Económicas por la Universidad de Barcelona (UB). Economista miembro del Colegio de Economistas de Cataluña y del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF). Lleva más de 25 años asesorando y colaborando con despachos profesionales (asesorías y firmas de abogados) y con empresas vinculadas al sector profesional (Mutuas, Compañías de Software, Editoriales, Entidades financieras, Colegios y Asociaciones profesionales). Ha escrito y publicado numerosas obras y artículos sobre gestión y dirección de despachos, en total más de 15 obras y más de 150 artículos en prensa y revistas del sector.
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