¿Tu firma todavía no dispone de un Manual interno?
El manual interno es una potente herramienta de gestión que está al alcance de todo tipo de asesorías, dado que puede ser más o menos complejo. Podemos encontrar desde aquél que contiene cuatro normas básicas, hasta el más elaborado. Las ventajas que reporta son innegables, pues no sólo contribuye a mejorar los procesos internos, sino también a ordenar un poco las propias ideas. Todo despacho, sea pequeño o mediano, debería tener un Manuel interno.
A menudo, el trabajo del día a día nos hace perder la perspectiva de las cosas, pudiendo llegar el momento en que nos dé la sensación de que nuestro despacho se mueve sin seguir ningún tipo de reglas.
Sin embargo, hay que decir que no tiene porqué estar ligado a ningún proceso de certificación de calidad, sino que puede basarse en unos criterios propios de la asesoría en cuestión, que se adapten a sus necesidades, actividades y servicios. Por lo dicho, se deduce que ante todo ha de ser útil, por encima de tecnicismos y exceso de perfeccionismo.
Las principales utilidades de la redacción de un manual interno son:
- Permitir la reflexión y el análisis previo: Todos tenemos la experiencia de que cuando no tenemos las ideas muy claras, el hecho de plasmarlas por escrito nos permite aclararlas, y sacar a la luz aspectos que acaso teníamos del todo escondidos. Pues bien, con el manual interno de una asesoría ocurre lo mismo, tanto si su elaboración se asume exclusivamente de forma interna, como si se cuenta con la colaboración de un profesional externo. Y esto es así porque elaborar el manual supone reflexionar sobre muchas cuestiones, enlazadas unas con otras.
- Asentar las normas de actuación: Crear un manual interno no es imponer unas normas arbitrarias. Su objetivo es precisamente lo contrario; establecer de forma escrita las normas tácitas que ya existen en la asesoría después de haberlas analizado y mejorado. Su principal intención es reflejar la actividad actual del despacho, su manera de entender la profesión y su modo de trabajar. Y por ello, lo aconsejable es llegar a ellas después de un cierto consenso entre todos.
Si se unifican los criterios y se consigue determinar unos procedimientos comunes, la actividad de la asesoría estará regulada naturalmente, y el manual será una consecuencia, no una imposición de estas normas
- Garantizar la calidad futura: Al conseguir unos sistemas de trabajo comunes y definir los objetivos que se desean para la asesoría, es más sencillo garantizar la calidad. Los empleados conocerán cómo deben realizar su trabajo y para qué fines están llevando a cabo su labor, y a los clientes se les ofrecerá un proyecto de futuro definido. La creación del manual interno permite fijar las bases de la calidad del despacho y su desarrollo futuro.
DESPACHOS PROFESIONALES (CDDP)
