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¿Cómo se gestiona el conocimiento en nuestra firma?

Somos una pequeña firma de abogados con más de 25 años de historia situada en Zaragoza capital. Desde nuestros inicios, fuimos pioneros, siempre contamos con un bibliotecario que gestionaba todo lo relativo a bases de datos de jurisprudencia, …

por | 17 noviembre, 2020

CASO PLANTEADO

Somos una pequeña firma de abogados con más de 25 años de historia situada en Zaragoza capital. Desde nuestros inicios, fuimos pioneros, siempre contamos con un bibliotecario que gestionaba todo lo relativo a bases de datos de jurisprudencia, suscripciones a boletines oficiales, revistas etc. Actualmente dicha figura ha sido sustituida por documentalistas con titulación, y continúan realizando tareas similares, aunque la mayoría de la información ya esta digitalizada y apenas se utiliza o se trabaja con información en papel.  Aunque dicha labor es importante, yo como socio director de la firma, he observado que deberíamos ampliar el alcance del trabajo que realizan nuestros documentalistas, gestionar la información jurídica es muy importante, pero lo es todavía más” gestionar el conocimiento global de la firma”. Dicho concepto engloba y abarca muchas materias y campos, no solo la información jurídica. Desearía, dado que ustedes conocen el sector; ¿Que se entiende por gestión del conocimiento en una firma de abogados? Su opinión me puede ser muy útil para convencer a mis socios sobre la necesidad de invertir en dicho ámbito, pues lo considero estratégico para competir en el futuro.

RESPUESTA

Una firma de abogados o asesoría que gestiona su conocimiento es aquella que vende su conocimiento como un valor agregado a sus servicios profesionales. Por este motivo, el conocimiento se considera uno de los pilares básicos para poder lograr un despacho competitivo, y deberá ser gestionado de manera sistemática contando con la implicación del personal y el apoyo de la tecnología en un clima de trabajo (cultura) apropiado.

Hay mucho conocimiento disperso en el despacho. Por ejemplo, puede estar aislado en la cabeza de un empleado o en sesiones de formación o seminarios, atrapado en el material didáctico de un curso de formación, en un e-mail, en los archivos o en el texto de una ley, o escondido en la experiencia de un despacho competidor. La gestión del conocimiento debe permitir aflorar y aprovechar todo este conocimiento, superando la visión habitual en los despachos que lo ciñe a la actualización (formación) de los conocimientos del personal o a la gestión de las novedades legislativas o jurisprudenciales de un centro de documentación.

¿Qué alcance tiene la gestión del conocimiento de una firma de abogados? (*)

Conocimiento interno Experiencia y habilidades del personal que conforman el equipo del despacho; es lo que se conoce como capital humano.
Información documentada de los servicios prestados por el despacho; por ejemplo, los expedientes de los clientes, casos, consultas
Conocimiento externo Actualización (formación).
Experiencia y habilidades de otros profesionales, despachos o empresas de otro sector.
Información de referencia externa, como la legislación o la bibliografía.
Información de los clientes e inteligencia de mercado (conocimiento de sectores.)

(*) José Alberto Alonso. Consultor en Gestión Documental

Finalmente apuntar que la gestión del conocimiento se logra básicamente combinando procesos, personal, cultura de trabajo y tecnología.

Como se puede observar poner en marcha un proceso de gestión del conocimiento no es tarea que se consiga en dos días, debe planificarse, deben dotarse recursos y esperar un retorno a medio plazo.

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Jordi Amado Guirado
Socio fundador y director de Amado Consultores. Licenciado en Económicas por la Universidad de Barcelona (UB). Economista miembro del Colegio de Economistas de Cataluña y del Registro de Economistas Asesores Fiscales (REAF). Lleva más de 25 años asesorando y colaborando con despachos profesionales (asesorías y firmas de abogados) y con empresas vinculadas al sector profesional (Mutuas, Compañías de Software, Editoriales, Entidades financieras, Colegios y Asociaciones profesionales). Ha escrito y publicado numerosas obras y artículos sobre gestión y dirección de despachos, en total más de 15 obras y más de 150 artículos en prensa y revistas del sector.
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