Un despacho debe tener muy claro, ante todo, cuáles van a ser sus bases: su imagen, la forma en que se ve a sí mismo y cómo quiere ser considerado por los que le rodean, así como las características que deben predominar en su actividad. Sólo de este modo podrá determinarse y determinar en gran parte cómo será su futuro.
Podríamos definir cinco bases sobre las cuales el despacho debe organizar su actividad y su liderazgo. Tales bases se considerarán los ejes que guiarán su desarrollo y tendrá cada uno de ellos igual importancia. Aunque algunos de estos puntos se han tratado desde otra perspectiva, es fundamental tener una visión global de todos ellos.
Filosofía y Cultura
El primer aspecto que debe tener en cuenta todo despacho profesional es de qué modo entiende la profesión de asesor y cómo desea desarrollarla en el marco de una organización.
La definición de la filosofía de una firma pasa por la concreción de su actividad en una misión, en una frase en la que se recoja de manera clara cuál es el motivo por el cual se ha creado la firma y su finalidad.
Además, será necesario definir la cultura que acompaña a estos principios, los valores que identifican a la firma, qué es lo que se espera de sus empleados y colaboradores, cómo se ha definido su forma de trabajar, etc.
Grado de especialización
Una segunda base la podríamos relacionar con la determinación de cuál es el nivel de especialización que el despacho desea tener. Los clientes saben que pueden cubrir sus necesidades jurídicas a través de los despachos generalistas o acudiendo a especialistas. Elegir entre ambas opciones determinará los posibles objetivos de la firma y su estrategia de futuro. Una firma generalista sabe que deberá contar siempre con profesionales muy bien formados en muchos temas, que sepan dar una respuesta rápida a sus clientes y estar preparados para cualquier tipo de caso que les puedan solicitar. En cambio, un despacho especializado acota mucho más su área de actuación, ya que podrá profundizar en los conocimientos y aportar una experiencia mucho más rica al cliente.
Elegir entre ambas opciones no siempre es fácil. Para tomar una decisión hay que tener en cuenta tanto la propia formación de los asesores que integran la firma como la cuota de mercado a la que se quiere llegar.
Para los despachos especializados la cuota de mercado se reduce, si bien la competencia también disminuye. Así, por ejemplo, un despacho que ofrezca servicios fiscales, laborales, civiles y mercantiles seguramente contará con una cartera de clientes más amplia que aquél que se haya especializado únicamente en temas fiscales. De todos modos, si es un especialista de reconocido prestigio, es muy posible que tenga una clientela muy selecta (incluso despachos que pidan ayuda o una segunda opinión).
Segmentación de mercado
Cuando un despacho haya elegido la filosofía que va a imperar en su actividad y el nivel de especialización que va a tener, es importante saber segmentar el mercado al cual va a acudir. Antiguamente un despacho aceptaba todo tipo de clientes sin apenas saber de dónde venían. Hoy en día conocer a los clientes es muy importante, pues sólo así se les puede ofrecer un servicio de alta calidad. Y una vez conocidos se puede optar por concentrarse más en unos que en otros.
Una asesoría dedicada a ofrecer servicios generales a particulares, se encontrará con asuntos muy distintos a los que puede tener si se dirige a empresas medianas o pequeñas o bien a grandes empresas industriales. Por ello, determinar, aunque sea de forma general, a qué tipo de clientes se van a ofrecer los servicios, condicionará no sólo el modo de operar del despacho, sino también su forma de comunicarse con los distintos públicos objetivos.
Formación técnica
Cada vez existe una mayor certeza de que no hay calidad sin un equipo humano que se implique. Para ello, la firma debe invertir esfuerzo apoyando a sus colaboradores para que éstos se reciclen y mejoren sus servicios, abaratando costes e integrándolos en la organización. Los empleados y profesionales, mediante acciones de sensibilización y formativas, deben sentir que forman parte de la organización. Asimismo, los clientes también tienen que participar opinando, aportando sus expectativas y también sus quejas para optimizar el sistema.
Pero, ante todo, hay que conseguir que el empleado de la firma, de ser un sujeto pasivo que piensa «a ver qué pasa», se transforme en sujeto activo. ¿Qué implica, eso? Por ejemplo: se comunica con sus compañeros, promueve mejoras, busca el ahorro de tiempo (lo aprovecha) y de costes y ve en la mejora de la calidad el camino de la supervivencia y del desarrollo.
En este cambio de valores está implícito un cambio cultural de la plantilla: un desarrollo de mentalidad, un nuevo aprendizaje y entrenamiento para la coordinación, cooperación, trabajos en grupo, cambio de actitudes, motivaciones o percepciones.
Hay que cerciorarse de que todas las personas en la organización tienen el perfil necesario (educación o titulación, formación, habilidades y experiencia apropiadas). Sin embargo, una vez sabemos con certeza que los mínimos están cubiertos, no debemos escatimar en la formación de nuestros profesionales y administrativos. El titular o socios de la asesoría deben asegurarse de que los miembros de su plantilla se reciclen de forma continuada y se especialicen. Han de tener conciencia de la importancia de lo que están haciendo, tanto para ellos, como para toda la firma. Es decir, han de saber integrar lo que hacen dentro del conjunto de prestaciones que ofrece la asesoría.
Orientación
Finalmente, será muy importante que el despacho defina cuál es su orientación. Así, por ejemplo, una firma cuya mayor preocupación sea satisfacer a su cliente tendrá una orientación muy distinta a la de aquél cuyo mayor afán sea conseguir un reconocimiento profesional de sus compañeros de sector o del que desee contar con una extensa cartera de clientes que le produzcan cuantiosos beneficios económicos.
La orientación del despacho se relaciona con su filosofía y nos indica cuál ha de ser el verdadero motor de la actividad de la compañía. Puede ser el servicio que se ofrece, el precio de dicho servicio o la calidad del mismo. Dependiendo de una u otra opción la estructura del despacho y sus objetivos finales variarán.
Asimismo, la forma en la que un despacho decida presentarse ante el mercado condicionará su relación con las demás firmas y con el público en general.
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